Siapa yang tak mengenal kop surat? Apalagi jika Anda adalah seorang pebisnis atau menjadi bagian staff di suatu perusahaan. Penggunaan kop surat menunjukkan kesan formal atau resmi ketika menyangkut keberlangsungan perusahaan dalam pertemuan dengan mitra bisnis. Maka dari itu, kop surat selalu menjadi bahan persediaan paling utama yang dimiliki perusahaan. Lalu apa itu pengertian kop surat?
Kop surat merupakan bagian yang terdapat dalam surat resmi. Kop surat pada umumnya diletakkan pada bagian atas surat yang berisikan data informasi dari perusahaan. Seperti nama perusahaan, alamat, nomor fax, nomor telepon atau email.
Penggunaan kop surat dipakai dalam kegiatan resmi, seperti melakukan pertemuan dengan klien atau pemberitahuan resmi kepada para staff dan dokumen penting yang diarsipkan. Semua dokumen tersebut selalu menggunakan kop surat. Sehingga penggunaannya sudah tidak lazim bagi semua staff karyawan dan menjadikan kop surat menjadi persediaan utama.
Setelah Anda mengetahui pengertian dari kop surat, lalu fungsinya untuk apa? Fungsi kop surat adalah sebagai identitas lembaga organisasi atau perusahaan. Pada umumnya, kop surat perusahaan menggunaan desain yang menarik dan unik, sehingga dapat menarik perhatian semua penerima surat, sekaligus menunjukkan ciri khas dari perusahaan dan menanamkan positioning branding di pihak pembaca. Berikut fungsi kop surat yang perlu Anda ketahui.
Pengertian Kop Surat: Fungsi Kop Surat
- Sebagai Identitas Perusahaan
Sebuah organisasi atau perusahaan tentu memerlukan sebuah identitas yang dapat dikenali oleh publik. Maka dari itu, penggunaan kop surat menjadi hal yang penting digunakan. Karena di dalam kop surat terdapat identitas perusahaan. Tidak hanya itu, pada umumnya amplop perusahaan pun akan berisi identitas yang menjadi ciri khas dari perusahaan agar mudah untuk dikenali.
- Sarana Informasi
Selain memiliki peran sebagai identitas atau ciri khas perusahaan, kop surat memiliki fungsi sebagai sarana informasi. Yaitu bidang usaha, alamat, nomor fax, nomor telepon, website, email dan informasi lain yang menunjukkan informasi penting perusahaan terhadap penerima surat.
- Media Promosi
Sebagai sarana promosi, desain dari kop surat akan dibuat lebih dinamis dan tidak bersifat kaku, serta dilengkapi dengan kombinasi warna dan bentuk yang dapat menarik perhatian publik. Tidak hanya memperlihatkan penampilan dari desain, Anda juga bisa membedakan jenis kertas yang dipakai pada surat. Sehingga surat akan terlihat lebih berbeda dan mampu diingat oleh publik ketika melihat identitas perusahaan pada kop surat.
- Menanamkan Branding
Sebuah branding atau merek menjadi hal penting, karena merupakan identitas perusahaan yang perlu dikenal luas oleh publik. Penggunaan kop surat dapat dijadikan sebagai media positioning brand di benak publik. Sehingga ketika membaca dan melihat kop surat yang menjadi sebuah ciri khas dari produk atau jasa yang ditawarkan, pembaca akan mengingatnya dengan mudah. Menanamkan sebuah branding di benak publik akan membuat produk Anda semakin dikenal dan dipakai, sehingga perusahaan akan semakin mendapatkan citra yang baik.
Fungsi kop surat sudah dijelaskan di atas. Lalu apa saja yang menjadi poin penting yang perlu ditonjolkan dalam kop surat? Berikut merupakan hal yang perlu diperhatikan ketika Anda membuat sebuah kop surat.
- Nama Institusi /organisasi/lembaga/perusahaan.
- Menuliskan alamat, email, telepon, fax, dan menyisipkan logo perusahaan.
- Dalam penulisan kop surat, dilarang untuk mempersingkat kata.
- Menggunakan jenis huruf yang mudah untuk dibaca dan dipahami
- Membuat desain yang menarik
Setelah Anda mengetahui pengertian, fungsi, dan hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan kop surat, tentu hal tersebut belum sempurna jika Anda tidak mencetak kop surat yang sudah didesain untuk persediaan perusahaan. Lalu apa Anda sudah menemukan percetakan yang dapat dijadikan mitra bisnis dalam memenuhi bahan persediaan kop surat? Jika belum, maka Printera dapat menjadi solusi terbaik untuk cetak kop surat.
Printera merupakan penyedia jasa percetakan dengan kualitas cetak dan pelayanan terbaik untuk membantu segala kebutuhan promosi atau untuk memenuhi keperluan perusahaan. Salah satu produk yang dapat Anda cetak di Printera adalah kop surat.
Printera memberikan kualitas cetak terbaik dan memberikan banyak sekali promosi menarik jika Anda melakukan order di Printera. Sehingga beban biaya akan berkurang karena potongan diskon yang diberikan. Salah satu promosi yang diberikan Printera adalah memberikan kode voucher atau potongan harga speaial jika Anda mencetak dalam jumlah banyak.
Bagi Anda yang ingin mencetak kop surat, baca juga artikel Cara Membuat Kop Surat dengan Mudah di Ms.Word.
